1. Data Controller

The controller responsible for the processing of your personal data is:

HockeyIT UG (haftungsbeschränkt)
Neuenahrer Str. 7
50968 Köln
Germany

Email: datenschutz@versejoin.com
Represented by: Ingo Höller

2. Overview

Versejoin is an app for recording, collecting and jointly listening to voice recordings ("recordings") that are organised into topic-based collections ("capsules") and shared with invited people. This policy explains which personal data we process when you use the app and the related server services.

3. Categories of Data We Process

• Account data: email address, display name or alias, account status (guest / invited / active), chosen language and time zone.
• Authentication data: one-time codes and sign-in links (passwordless login) and session tokens. We do not use or store passwords.
• Content data: the voice recordings (audio files) you create, related titles/metadata, images you upload (e.g. profile picture, reference images for tasks), and capsule/task texts.
• Invitation and relationship data: invitations (recipient email, status) and your capsule memberships.
• Subscription data: your subscription/purchase status and history (processed via RevenueCat and the respective app store — see section 6). Payment details are not processed by us; they are handled solely by the app store.
• Notification data: push device token and your notification settings.
• Usage / diagnostic data: technical error and crash data of the app (e.g. error messages, stack traces, device and app version) collected via Sentry.
• Server log data: IP address, date/time, endpoints called, device/client information, to the extent required for operation and security.

4. Purposes and Legal Bases

• Providing the app, creating and managing your account, storing and sharing recordings, images and capsules, sending and managing invitations, and handling subscriptions — performance of a contract (Art. 6(1)(b) GDPR).
• Push notifications — based on your setting/consent (Art. 6(1)(a)) or contract performance (b).
• Usage/diagnostic metrics, security and abuse prevention — our legitimate interest in a stable, secure service (Art. 6(1)(f)), or your consent where required.
• Statutory obligations (e.g. tax/accounting for billing data) — legal obligation (Art. 6(1)(c)).

Where processing is based on your consent (lit. a), you may withdraw it at any time with effect for the future (see section 9).

5. Recordings Containing Third-Party Voices

Recordings may contain personal data of other people (their voice, their statements). If you record other people, you are responsible for having the necessary consent or another legal basis. We process this content on your behalf in order to provide the feature. Affected persons may exercise their rights through you or through us (see section 9).

6. Recipients and Processors

We use carefully selected service providers. Where they act as processors, contracts under Art. 28 GDPR are in place.

• Hosting: Hetzner Online GmbH — the application (backend, database) runs on servers we rent in the Nuremberg data centre (Germany).
• Object storage (audio & images): Cloudflare R2, operated by Cloudflare, Inc. (USA) / Cloudflare Germany GmbH. Your voice recordings and uploaded images are stored there.
• Email delivery: Lettr (lettr.com) for sending sign-in codes/links, invitations and notifications. Your email address is shared only for this purpose.
• Push notifications: Google Firebase Cloud Messaging (FCM), Google Ireland Ltd. / Google LLC — transmission of the push token and message for delivery.
• Subscriptions/purchases: RevenueCat, Inc. (USA) and the respective app store (Google Play — Google LLC; where applicable Apple App Store — Apple Inc.). The store processes the payment; we receive the purchase/subscription status.
• Error/crash reporting: Sentry (Functional Software, Inc., USA) for collecting technical error and crash data. We use Sentry's EU data region; this data is stored in data centres in the EU.
• Invited capsule members can access only the content and metadata of the capsule they were invited to.

7. Transfers to Third Countries

The application itself and its database run in Germany (Hetzner, Nuremberg data centre). The error/crash reporting (Sentry) runs in the EU data region and this data is stored in the EU. However, some of the services above (including Cloudflare, RevenueCat and Google) may process data in the USA or other third countries. Where required, this is based on appropriate safeguards, in particular the EU Standard Contractual Clauses (Art. 46 GDPR) or an adequacy decision (e.g. the EU-US Data Privacy Framework) where the provider is certified.

8. Storage Duration

• Account and content data are stored for as long as your account exists.
• When you delete your account, your recordings, the capsules you created and related data are deleted or anonymised; the app provides a "Delete account" function for this.
• Sign-in codes/links become invalid after a short time and are removed.
• Log and diagnostic data are kept only as long as necessary for the respective purpose.
• Statutory retention periods (e.g. tax/commercial law for billing data) remain unaffected.

9. Your Rights

Under the GDPR you have the right of access (Art. 15), rectification (Art. 16), erasure (Art. 17), restriction (Art. 18), data portability (Art. 20) and objection (Art. 21). Where processing is based on consent, you may withdraw it at any time (Art. 7(3)); this does not affect the lawfulness of processing before the withdrawal.

To exercise your rights, a message to datenschutz@versejoin.com is sufficient. You also have the right to lodge a complaint with a supervisory authority (Art. 77 GDPR), e.g. the authority responsible for us: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, email: poststelle@ldi.nrw.de.

10. Cookies and Local Storage

This website uses only essential/functional storage (e.g. your chosen language). No advertising or cross-site tracking is used. The app stores your session token in the device's secure storage rather than in cookies. App error/crash reporting is described in section 6 (Sentry).

11. No Automated Decision-Making

Automated decision-making, including profiling, within the meaning of Art. 22 GDPR does not take place.

12. Data Security

We take appropriate technical and organisational measures (including transport encryption and access controls) to protect your data. The application runs on rented servers of Hetzner Online GmbH in the Nuremberg data centre (Germany); audio and image data are stored in Cloudflare R2 object storage. No system can guarantee absolute security.

13. Changes to This Policy

We update this policy when our processing changes. The current version published in the app/on the website applies.

14. Contact

If you have questions about this policy or our data practices, please contact us at datenschutz@versejoin.com.

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten ist:

HockeyIT UG (haftungsbeschränkt)
Neuenahrer Str. 7
50968 Köln
Deutschland

E-Mail: datenschutz@versejoin.com
Vertreten durch: Ingo Höller

2. Überblick

Versejoin ist eine App zum Aufnehmen, Sammeln und gemeinsamen Anhören von Sprachaufnahmen („Aufnahmen"), die in themenbezogenen Sammlungen („Kapseln") organisiert und mit eingeladenen Personen geteilt werden. Diese Erklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir bei Nutzung der App und der zugehörigen Server-Dienste verarbeiten.

3. Kategorien verarbeiteter Daten

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, angezeigter Name bzw. Alias, Kontostatus (Gast / eingeladen / aktiv), gewählte Sprache und Zeitzone.
• Anmeldedaten: Einmal-Codes und Anmelde-Links (passwortlose Anmeldung) sowie Sitzungs-Token. Passwörter werden von uns nicht verwendet oder gespeichert.
• Inhaltsdaten: Ihre Sprachaufnahmen (Audiodateien), zugehörige Titel/Metadaten, hochgeladene Bilder (z. B. Profilbild, Referenzbilder zu Aufgaben) sowie Kapsel- und Aufgabentexte.
• Einladungs- und Beziehungsdaten: Einladungen (Empfänger-E-Mail, Status) und Ihre Mitgliedschaften in Kapseln.
• Abrechnungsdaten: Abo-/Kaufstatus und -verlauf (verarbeitet über RevenueCat und den jeweiligen App-Store — siehe Ziff. 6). Zahlungsdaten werden nicht von uns verarbeitet, sondern ausschließlich vom App-Store.
• Benachrichtigungsdaten: Push-Gerätekennung (Push-Token) und Ihre Benachrichtigungseinstellungen.
• Nutzungs-/Diagnosedaten: technische Fehler- und Absturzdaten der App (z. B. Fehlermeldungen, Stacktraces, Geräte- und App-Version) über Sentry.
• Server-Logdaten: IP-Adresse, Datum/Uhrzeit, aufgerufene Endpunkte, Geräte-/Client-Informationen, soweit für Betrieb und Sicherheit erforderlich.

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen

• Bereitstellung der App, Anlegen/Verwalten des Kontos, Speichern und Teilen von Aufnahmen, Bildern und Kapseln, Versenden/Verwalten von Einladungen sowie Abo-Verwaltung — Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO).
• Push-Benachrichtigungen — auf Grundlage Ihrer Einstellung/Einwilligung (lit. a) bzw. der Vertragserfüllung (lit. b).
• Nutzungs-/Diagnosemetriken, Sicherheit und Missbrauchsabwehr — unser berechtigtes Interesse an einem stabilen, sicheren Dienst (lit. f) bzw. Ihre Einwilligung, soweit erforderlich.
• Gesetzliche Pflichten (z. B. Steuer-/Handelsrecht für Abrechnungsdaten) — rechtliche Verpflichtung (lit. c).

Beruht eine Verarbeitung auf Ihrer Einwilligung (lit. a), können Sie diese jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (siehe Ziff. 9).

5. Aufnahmen mit Stimmen Dritter

Aufnahmen können personenbezogene Daten anderer Personen enthalten (Stimme, Inhalte). Wenn Sie Personen aufnehmen, sind Sie dafür verantwortlich, die erforderliche Einwilligung oder eine andere Rechtsgrundlage zu haben. Wir verarbeiten diese Inhalte in Ihrem Auftrag zur Bereitstellung der Funktion. Betroffene Personen können ihre Rechte über Sie oder über uns geltend machen (siehe Ziff. 9).

6. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Wir setzen sorgfältig ausgewählte Dienstleister ein. Wo diese als Auftragsverarbeiter tätig werden, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO.

• Hosting: Hetzner Online GmbH — die Anwendung (Backend, Datenbank) läuft auf von uns gemieteten Servern im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland).
• Objektspeicher (Audio & Bilder): Cloudflare R2, betrieben von Cloudflare, Inc. (USA) / Cloudflare Germany GmbH. Ihre Sprachaufnahmen und hochgeladenen Bilder werden dort gespeichert.
• E-Mail-Versand: Lettr (lettr.com) zum Versand von Anmelde-Codes/-Links, Einladungen und Benachrichtigungen. Ihre E-Mail-Adresse wird nur zu diesem Zweck weitergegeben.
• Push-Benachrichtigungen: Google Firebase Cloud Messaging (FCM), Google Ireland Ltd. / Google LLC — Übermittlung des Push-Tokens und der Nachricht zur Zustellung.
• Abo-/Kaufabwicklung: RevenueCat, Inc. (USA) sowie der jeweilige App-Store (Google Play — Google LLC; ggf. Apple App Store — Apple Inc.). Der Store wickelt die Zahlung ab; wir erhalten den Kauf-/Abostatus.
• Fehler-/Crash-Reporting: Sentry (Functional Software, Inc., USA) zur Erfassung technischer Fehler- und Absturzdaten. Wir nutzen die EU-Datenregion von Sentry; die Daten werden in Rechenzentren in der EU gespeichert.
• Eingeladene Kapsel-Mitglieder können nur auf Inhalte und Metadaten der Kapsel zugreifen, zu der sie eingeladen wurden.

7. Übermittlung in Drittländer

Die Anwendung selbst und ihre Datenbank werden in Deutschland (Hetzner, Rechenzentrum Nürnberg) betrieben. Das Fehler-/Crash-Reporting (Sentry) wird in der EU-Datenregion betrieben; diese Daten werden in der EU gespeichert. Einige der genannten Dienste (u. a. Cloudflare, RevenueCat und Google) können jedoch Daten in den USA oder anderen Drittländern verarbeiten. Soweit erforderlich, erfolgt dies auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der EU-Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) bzw. eines Angemessenheitsbeschlusses (z. B. EU-US Data Privacy Framework), soweit der Anbieter zertifiziert ist.

8. Speicherdauer

• Konto- und Inhaltsdaten speichern wir, solange Ihr Konto besteht.
• Bei Löschung Ihres Kontos werden Ihre Aufnahmen, die von Ihnen erstellten Kapseln und zugehörige Daten gelöscht bzw. anonymisiert; die App bietet hierfür eine Funktion „Konto löschen".
• Anmelde-Codes/-Links werden nach kurzer Zeit ungültig und entfernt.
• Log- und Diagnosedaten werden nur so lange gespeichert, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.
• Gesetzliche Aufbewahrungsfristen (z. B. steuer-/handelsrechtlich für Abrechnungsdaten) bleiben unberührt.

9. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO das Recht auf Auskunft (Art. 15), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung (Art. 18), Datenübertragbarkeit (Art. 20) und Widerspruch (Art. 21). Beruht eine Verarbeitung auf Einwilligung, können Sie diese jederzeit widerrufen (Art. 7 Abs. 3); die Rechtmäßigkeit der bis dahin erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Zur Ausübung genügt eine Nachricht an datenschutz@versejoin.com. Zudem haben Sie ein Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO), z. B. der für uns zuständigen Behörde: Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Kavalleriestr. 2-4, 40213 Düsseldorf, E-Mail: poststelle@ldi.nrw.de.

10. Cookies und lokale Speicherung

Diese Website verwendet nur essenzielle/funktionale Speicherung (z. B. Ihre gewählte Sprache). Es findet keine Werbung oder seitenübergreifendes Tracking statt. Die App speichert Ihr Sitzungs-Token im sicheren Gerätespeicher, nicht in Cookies. Das Fehler-/Crash-Reporting ist in Ziff. 6 (Sentry) beschrieben.

11. Keine automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling nach Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

12. Datensicherheit

Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen (u. a. Transportverschlüsselung, Zugriffskontrollen), um Ihre Daten zu schützen. Die Anwendung wird auf gemieteten Servern der Hetzner Online GmbH im Rechenzentrum Nürnberg (Deutschland) betrieben; Audio- und Bilddaten werden im Objektspeicher Cloudflare R2 abgelegt. Ein vollständig sicheres System kann jedoch nicht garantiert werden.

13. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Datenverarbeitung ändert. Es gilt die jeweils in der App/auf der Website veröffentlichte aktuelle Fassung.

14. Kontakt

Bei Fragen zu dieser Erklärung oder unseren Datenpraktiken erreichen Sie uns unter datenschutz@versejoin.com.